R&D Finance Project Management Officer (F/H)

Rejoignez l’IRT SystemX afin d’imaginer et concevoir un monde numérique plus sûr, plus performant et plus durable. Aux côtés de nos partenaires industriels et académiques, nos ingénieurs-chercheurs adressent de nouveaux usages qui répondent aux grands enjeux de notre temps, sociétaux et technologiques. Ensemble, nous accélérons la transformation numérique des industries, des services et des territoires.
Vous désirez vous accomplir au sein d’une équipe enthousiaste à l’expertise reconnue ? Avec nos 140 collaborateurs et collaboratrices, prenez une part active au développement d’un institut de recherche technologique (IRT) de niveau international, dans le domaine de l’ingénierie numérique des systèmes. Vous découvrirez l’intérêt stimulant de nos projets collaboratifs au sein d’un campus scientifique d’excellence mondiale : le cluster Paris-Saclay.

Vous renforcerez l’équipe du secrétariat général et serez rattaché(e) à la Responsable du contrôle de gestion.

Poste en CDI.

Poste

La/Le R&D Project Management Officer (PMO) définit, met en place et anime les méthodologies, les outils et les processus de gestion de projet standardisés pour garantir la cohérence et l’efficacité de tous les projets en interne.
Elle/il assiste chaque chef de projet et plus largement la Direction pour apporter un suivi transversal d’un ensemble de projets.
Elle/il est responsable de la gestion et de la coordination des volets administratifs et financiers des projets de recherche et développement (R&D), prestations, projets EU, Appels à projets nationaux, techlabs, etc. au sein de l’Institut en veillant au respect du budget des projets.

Planification et Gestion de Projet

Assurer un suivi des jalons administratifs et financiers de tout le cycle de vie des projets.
Apporter un support aux calculs de prévisions et reprévisions d’atterrissage financier des projets jusqu’à leur terme (calculer les coûts prévisionnels à l’avancement des projets, évaluer les résultats à terminaison).
Apporter un support à la coordination des activités de projet avec les équipes internes et externes pour assurer une exécution fluide.
Identifier lors des montages des projets et dans leur déploiement les risques pouvant avoir des incidences financières pour l’Institut et proposer des mesures d’atténuation – assurer un suivi de ces risques au cours du projet.
Contribuer à la rédaction des rapports d’avancement des projets.
Contribuer au Retex des projets par la production de synthèses financières et budgétaires de fin de projet en appui du Chef de projet et en concertation avec les équipes.
2. Budget et reporting

Participer à l’élaboration, en concertation avec les équipes, des budgets des projets de recherche et développement (R&D), prestations, projets EU, Appels à projets nationaux, techlabs, etc.
Suivre l’avancement administratif et financier des projets et produire des rapports réguliers pour les parties prenantes.
Être force de proposition et de réalisation pour la conception, le développement et la mise en place de tableaux de bord, KPIS, et outils d’animation permettant de répondre aux besoins en matière de pilotage et d’animation budgétaire et financière.
Apporter un support à la production des documents financiers permettant la prise de décision lors des différentes instances de gouvernance (comités projets, jalons, comités de pilotage…).
3. Gestion du cash
• Élaborer et suivre, en concertation avec les équipes, les plannings de facturation des appels de financement et suivre les règlements auprès des partenaires et des sous-traitants.
• Appuyer les équipes dans l’obtention des bons de commandes des partenaires / clients.
• Appuyer les équipes, en particulier la comptabilité, dans les actions de recouvrement des appels de financement.

4. Gestion des contrats de projet

S’assurer de la bonne application des clauses contractuelles ayant des incidences budgétaires (plafond de mise à disposition, clauses d’indexation de prix, etc.).
5. Communication et collaboration
• Faciliter la communication entre les différentes équipes et les parties prenantes.
• Sensibiliser les Chefs de projet aux bonnes pratiques administratives et financières

6. Qualité et Conformité
• Veiller à ce que les projets respectent les réglementations administratives et financières en vigueur.
• Assurer la conformité des projets avec les processus administratifs internes.
• Sensibiliser les chefs de projets et partenaires à ces processus.

7. Outils
• Mettre en place les conditions optimales et les outils nécessaires pour un soutien opérationnel aux équipes de gestion de projet, y compris la formation, la fourniture d’outils et de ressources, l’assistance à la résolution de problèmes et la coordination des activités inter-projets et le respect et mutualisation du processus méthodologique et de la gestion documentaire.
• Assurer le rôle d’administrateur Sciforma : relation avec le fournisseur, suivi de l’outil, maintenance, montées de version, création et évolution des tableaux de bord de pilotage et outils de reporting, implémentation de nouvelles fonctionnalités, suivi du contrat,

Profil

Diplôme bac +5 ans (école d’ingénieur, école de commerce, formation universitaire) en contrôle de gestion, ingénierie, sciences, gestion de projet ou domaine connexe.
• Certification en gestion de projet (PMP, Prince2, etc.) est un atout.
• Expérience professionnelle minimum de 5 ans dans un rôle similaire.
Compétences requises :
Gestion de Projet : expérience avérée en suivi de projet administratif et financier, idéalement dans le domaine de la R&D.
Connaissance des règles de suivi comptable des projets (avancement, provisions, cut off, reconnaissance du CA et du résultat).
Communication : excellentes compétences en communication écrite et orale.
Organisation : capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à respecter les délais.
Analyse et résolution de problèmes : compétences analytiques pour identifier et résoudre les problèmes de manière proactive.
Technologie : Connaissance des outils de gestion de projet (Sciforma, MS Project , etc.) et des logiciels de bureautique (suite O365 en particulier Excel, Powerpoint, Sharepoint/Teams).
Qualités interpersonnelles :
Esprit d’équipe, capacité à travailler de manière collaborative.
Sens de l’organisation et des priorités, de la coordination
Capacité d’analyse, esprit de synthèse, rigueur
Adaptabilité et flexibilité face aux changements.
L’IRT SystemX est engagé en faveur de l’égalité des chances. A ce titre, tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
Pour ce poste basé au sein du cluster Paris-Saclay (91), des déplacements occasionnels sont à prévoir en région parisienne. Vous travaillerez sur des projets attractifs et vous bénéficierez d’avantages tels que : le télétravail pour 10 jours par mois, une subvention de l’employeur pour la restauration et des titres restaurant, 3 semaines de congés en plus du légal, des congés supplémentaires en fonction de l’ancienneté, un compte épargne temps, une mutuelle performante, le 1% logement,
un comité économique et social, un partenariat avec Science Accueil permettant aux collaborateurs étrangers d’obtenir un accompagnement dans les démarches administratives.
Au cours de notre processus de recrutement, vous rencontrerez la Responsable du contrôle de gestion, la Directrice Programmes et Projets, le Secrétaire Général et une collaboratrice du service RH.